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Accueil téléphonique en entreprise : les étapes pour un premier contact réussi

Dans une entreprise, le téléphone constitue souvent le premier contact avec les prospects ou clients. Un accueil téléphonique en entreprise de qualité est donc essentiel pour soigner cette première impression et donner une image positive de la société. Vous souhaitez améliorer la qualité de vos appels téléphoniques ? ATS 35 vous donne la marche à suivre en vous présentant les grandes étapes pour un bon accueil téléphonique en entreprise !

L’accueil téléphonique, le premier pas vers une prise de contact réussie

Qu’il s’agisse d’un prospect, d’un client, d’un sous-traitant, d’un fournisseur… La gestion d’un appel téléphonique doit être prise au sérieux, car elle participe à construire l’image de la société. Il est donc capital d’offrir au correspondant un accueil de qualité en respectant certaines étapes :

  1. Décrochez rapidement pour afficher une bonne réactivité
  2. Posez le cadre en mentionnant directement le nom de l’entreprise. Cela donne à l’interlocuteur la certitude qu’il n’a pas fait d’erreur
  3. Présentez-vous afin d’humaniser l’entretien téléphonique
  4. Enfin, mettez en confiance votre interlocuteur en lui proposant vos services

Accueil téléphonique : traiter la demande de l’interlocuteur

Une fois que l’interlocuteur a bien été accueilli, vient le moment de traiter sa demande. Pour ce faire, écoutez attentivement sa question et tentez d’y répondre efficacement si vous en avez la possibilité. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre, prenez son message et informez-le que vous reviendrez vers lui prochainement avec une réponse.

Vous pouvez aussi choisir de transférer l’interlocuteur vers une personne d’un autre service plus à même de l’aider. Si tel est le cas, veillez bien à l’informer qu’il va être mis en attente, puis redirigé vers un autre correspondant. Pendant qu’il patiente, à vous d’exposer clairement l’objet de l’appel au nouvel interlocuteur afin de garantir une réponse rapide et cohérente.

Un accueil téléphonique sur une large amplitude horaire

Pour terminer, un bon accueil téléphonique en entreprise passe aussi par une grande disponibilité. Il est donc capital de répondre au téléphone sur les horaires d’ouverture de l’entreprise, sans quoi :

  • Votre image de marque risque de se dégrader
  • Vous risquez de manquer la conversion d’un prospect
  • La fidélisation de votre clientèle risque de diminuer

Pour toujours offrir un bon accueil téléphonique à vos interlocuteurs, il peut être utile de déléguer cette mission à une société spécialisée comme ATS 35. Vous obtiendrez ainsi la certitude que tous vos appels seront traités et votre entreprise conservera une bonne image.

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