Contactez-nous Standard externalisé pour syndics et bailleurs sociaux : canalisez les appels des copropriétaires et locataires
Portail bloqué, éclairage du hall en panne, barrière d’accès à vérifier, question avant une assemblée générale : les appels adressés aux syndics de copropriété et aux bailleurs sociaux concernent souvent des questions très concrètes, dont les réponses sont presque toujours attendues avec impatience. Avec ATS 35, votre standard téléphonique externalisé devient un premier filtre humain, organisé et réactif pour accueillir les demandes, évaluer les situations et vous transmettre les informations comme vous l’avez décidé.
Simplifiez-vous le standard téléphonique : déléguez les appels entrants et gagnez en disponibilité pour ce qui compte
Pourquoi confier le standard téléphonique de votre syndic à ATS 35 ?
Les conversations téléphoniques occupent une place importante dans la gestion de copropriété et le logement social. Les occupants appellent au moment du problème, avec une attente simple : joindre une personne, signaler la situation et savoir que leur demande sera transmise. ATS 35 donne un cadre clair et professionnel à votre accueil téléphonique, pour aider vos équipes à récupérer des informations utiles et à consacrer plus de temps au suivi des immeubles.
Maîtrisez les demandes du quotidien
Les syndics et bailleurs sociaux reçoivent des appels liés à la vie pratique des immeubles. Un copropriétaire signale un portail coincé. Un locataire appelle pour une barrière d’accès. Un résident prévient que l’éclairage du hall, les poubelles ou une partie commune posent problème. ATS 35 reçoit ces appels au nom de votre structure. L’agent note la résidence concernée, le motif de l’appel, le niveau de gêne et les informations utiles. Vos gestionnaires récupèrent une demande claire, prête à être traitée ou transmise au bon prestataire.
Priorisez les urgences avec un process clair
Une panne d’accès, un équipement bloqué ou un souci dans les parties communes demande une réponse immédiate et adaptée. Chaque syndic, chaque bailleur social possède ses habitudes, ses contrats et ses prestataires. ATS 35 décline avec vous les typologies d’appels relatifs à votre activité. Pour chaque situation, un process indique les informations à demander, le contact à prévenir et le niveau de priorité à appliquer. Nos agents suivent ce cadre et vos équipes gagnent en réactivité et en tranquillité d’esprit.
Préparez plus sereinement les périodes d’assemblée générale
Avant une assemblée générale de copropriété, les appels deviennent plus fréquents. Les copropriétaires posent des questions sur les résolutions, les devis, les fournisseurs ou les intervenants remis en concurrence. Ces échanges prennent vite de la place dans la journée. ATS 35 absorbe une partie de ce flux téléphonique. Les demandes arrivent avec un premier niveau de qualification. Vos gestionnaires gardent plus de disponibilité pour préparer l’AG, suivre les dossiers et traiter les sujets qui demandent leur intervention directe.
Protégez vos gestionnaires de la « première ligne » téléphonique
Les appels des copropriétaires, locataires ou résidents sont souvent synonymes d’attentes fortes, d’impatience parfois. À force, cette exposition directe pèse sur la concentration et la réactivité des équipes. Avec ATS 35, elles disposent d’un service professionnel de gestion des appels entrants qui leur permet de n’intervenir que lorsque cela est vraiment nécessaire. Le standard externalisé recueille l’information et traite, avec le sourire, la demande. Vos gestionnaires retrouvent immédiatement du temps et de l’efficacité.
Comment fonctionne la permanence téléphonique pour votre syndic ou activité de bailleur social ?
Fort d’une expérience acquise sur plusieurs dizaines d’années, nous nous familiarisons rapidement avec votre organisation de gestion et votre écosystème : résidences, copropriétés, contacts internes, fournisseurs, prestataires, circuits de décision… Cette phase de cadrage nous permet de comprendre qui doit être informé, à quel moment et selon quel niveau de priorité.
Vous nous transmettez ensuite vos consignes pour chaque type de situation identifiée : signalement courant, problème technique, demande liée à une partie commune, appel d’un copropriétaire, sollicitation d’un fournisseur ou sujet à traiter avant une assemblée générale.
Votre structure garde le pilotage des décisions. ATS 35 prend en charge la partie téléphonique : accueil, qualification de l’appel, message / notification, puis compte rendu selon le canal et le format définis avec vos équipes.
Mode d’emploi de votre centre d’appels externalisé en 5 étapes
Vous souhaitez confier tout ou partie de vos appels entrants à un partenaire extérieur ? Voici comment ATS 35 organise la mise en place de votre standard téléphonique externalisé :
1. Recenser vos résidences, contacts et prestataires
Avant de répondre aux appels, ATS 35 recense les éléments utiles à votre organisation : noms des résidences, contacts internes, prestataires habituels, règles de priorité, consignes par immeuble…
Ce travail évite les messages vagues et les réponses approximatives. Lorsqu’un résident appelle pour signaler un problème, nos équipes sont ainsi rapidement en mesure de savoir quelle suite à donner à l’appel.
2. Créer les typologies d’appels de votre portefeuille
ATS 35 construit avec vous des process simples par situation. Un ascenseur bloqué, un équipement en panne, une question liée à des travaux en cours ou un appel fournisseur disposent chacun d’une règle de traitement.
Les réponses apportées gagnent en cohérence car nos opératrices et opérateurs appliquent le même cadre, quel que soit le volume d’appels ou le moment de la journée.
3. Fixer les priorités et les circuits d’alerte
Certains appels demandent une réaction rapide : accès bloqué, problème technique urgent, résident très inquiet, situation tendue dans une copropriété… D’autres peuvent faire l’objet d’un simple message, transmis à vos équipes selon le fonctionnement prévu.
Avec ATS 35, vous définissez les cas qui nécessitent une notification prioritaire. Vos gestionnaires savent ainsi quels rappels sont à faire en premier, avec une information précise sur la résidence concernée, le motif de l’appel et la suite attendue.
4. Recevoir les notifications et comptes rendus selon vos choix
Après chaque appel traité, ATS 35 vous transmet les informations selon le fonctionnement choisi avec vos équipes : email, SMS ou espace dédié depuis l’application web et mobile.
Vos gestionnaires reçoivent l’essentiel : résidence concernée, nom de l’appelant, motif de l’appel, degré d’urgence et action à prévoir. Ils disposent ainsi d’un message facile à traiter pour gagner en efficacité.
5. Adapter les consignes aux temps forts de la copropriété et du logement social
Les appels évoluent selon l’actualité des immeubles : préparation d’AG, remise en concurrence d’un fournisseur, intervention technique, changement de prestataire, période de réclamations…
ATS 35 ajuste les consignes avec votre équipe. Votre permanence téléphonique externalisée reste alignée, en temps réel, avec vos besoins et contraintes du moment.
Télésecrétariat, accueil téléphonique externalisé : ce sont nos clients qui en parlent le mieux
Sophie A.-J.
“Faire appel à ATS 35 est à mon avis une solution très adaptée aux entreprises qui ne veulent pas recruter une secrétaire à plein temps. Cela permet de garantir un accueil téléphonique permanent sans en avoir les contraintes financières et de management.”
Manuel H.
“Confier ses clients ou futurs clients, externaliser ses appels… n’est pas une décision facile à prendre. L’implication dans la compréhension de nos attentes, la réactivité et le souci de la qualité nous ont convaincus.”
Jean-Baptiste L.
“Quand nous sommes déjà en ligne ou en rendez-vous, impossible de décrocher aux appels entrants ! Grâce à ATS 35, nous poursuivons nos conversations sereinement, car nous savons qu’une hôtesse va répondre.”
Pascal A.
“Il est vraiment très important pour l’image de ma société que mes clients aient un interlocuteur au bout du fil quand ils cherchent à me joindre, plutôt que de tomber sur un répondeur classique et impersonnel. C’est une solution très pratique et surtout très peu onéreuse.”
Jean-Philippe D.
“J’ai parfois des réunions, des rendez-vous commerciaux ou des formations… L’intérêt pour moi de travailler avec ATS 35 est de pouvoir rediriger ma ligne quand je le souhaite, pour la durée que je souhaite.”
Tanguy R.
“Nos consommateurs finaux sont très satisfaits de notre service client et nous devons cela en partie au sérieux et au professionnalisme d’ATS 35.”