Contactez-nous Standard externalisé pour collectivités et institutions : gagnez en réactivité et en agilité
Une collectivité, une institution, une association ou un organisme public reçoit des appels qui peuvent concerner un service, une démarche, un dispositif, un rendez-vous, une demande d’aide, une information pratique ou un suivi de dossier. Un standard téléphonique externalisé, confié à ATS 35, vous aide à traiter cette grande diversité de sujets. Le tout, avec une amplitude horaire plus large, moins d’appels laissés de côté et une organisation plus simple pour vos équipes.
Simplifiez-vous le standard téléphonique, facilitez l’accès à vos services
Pourquoi confier le standard téléphonique de votre collectivité, service public ou institution à ATS 35 ?
Dans une collectivité ou une institution, le téléphone reste souvent le premier point de contact. Une personne appelle pour comprendre une démarche. Une autre cherche à savoir où en est son dossier. Une troisième veut vérifier une information avant de se déplacer. Face à cette diversité, votre accueil téléphonique externalisé doit être rapide, pertinent et bien organisé.
Couvrez une amplitude horaire plus large
Le public peut appeler à des moments où vos équipes sont moins, ou pas disponibles. Un administré, un adhérent, un partenaire ou un bénéficiaire peut appeler tôt, pendant la pause méridienne ou en fin de journée. Une permanence téléphonique externalisée permet d’élargir vos plages de réponse avec plus de souplesse, sans avoir besoin de modifier votre organisation. Avec ATS 35, vous choisissez les moments où le relais devient utile : accueil complet, complément d’horaires, débordement d’appels ou remplacement ponctuel. Gagnez en disponibilité, avec un coût maîtrisé et une organisation plus simple à piloter.
Orientez les demandes dans le bon circuit
Dans une collectivité, une institution ou une association, la diversité des appels exige une réponse la plus adaptée possible, sans perdre de temps : prendre un message, transmettre à un service, demander un rappel ou encore signaler une urgence.
ATS 35 définit avec vous ces règles d’orientation. L’agent recueille les informations utiles, applique la consigne prévue et transmet le message au bon interlocuteur. Vos équipes gagnent du temps, car elles reçoivent des demandes déjà cadrées.
Donnez une réponse humaine à chaque appel
Un accueil téléphonique efficace ne se limite pas au simple fait de décrocher. Le ton, l’écoute et la capacité à rassurer comptent beaucoup, surtout lorsque l’appelant cherche une information importante ou se sent perdu dans une démarche. ATS 35 défend une approche qualitative de l’accueil téléphonique. Chaque appelant doit se sentir pris en charge, compris et guidé. Lorsque la réponse complète relève de vos équipes, l’agent transmet la demande avec soin pour que l’interlocuteur reparte avec la certitude que son appel a été traité.
Allégez votre organisation interne
Gérer les appels en interne demande du temps, de la disponibilité et une continuité de présence. Pour une mairie, une association, une communauté de communes, une CPTS ou une structure chargée d’un dispositif public, cette charge peut vite peser sur les équipes déjà mobilisées par leurs missions principales. Externaliser tout ou partie de la gestion de vos appels entrants permet de mieux répartir l’effort. Vos collaborateurs se concentrent sur les dossiers, les rendez-vous, les permanences ou les actions de terrain. ATS 35 assure l’accueil, la qualification et la transmission des messages, avec une gestion RH allégée pour votre structure.
Comment fonctionne la permanence téléphonique pour votre collectivité, votre institution ou votre service public ?
ATS 35 commence par comprendre votre rôle, vos publics et vos circuits internes. Une CCI, une association solidaire, une structure liée au monde de l’artisanat ou un syndicat professionnel ne reçoit pas les mêmes appels. Chaque organisation possède son propre vocabulaire, ses priorités et ses process.
Vous gardez bien sûr la main sur les réponses, les décisions et les arbitrages. ATS 35 prend en charge la partie téléphonique : accueil, qualification de la demande, message, notification et compte rendu. Le service aide votre structure à absorber les appels et avoir un suivi pertinent de l’activité de votre standard téléphonique.
Mode d’emploi de votre centre d’appels externalisé en 5 étapes
Vous souhaitez confier tout ou partie de vos appels entrants à un partenaire extérieur ? Voici comment ATS 35 organise la mise en place de votre standard téléphonique externalisé :
1. Comprendre votre mission et vos publics
La première étape consiste à cerner votre structure : type d’organisme, rôle auprès du public, services concernés, horaires, interlocuteurs internes et demandes les plus fréquentes. ATS 35 cherche d’abord à comprendre ce que vos appelants attendent lorsqu’ils composent votre numéro.
Cette préparation donne un cadre solide à votre accueil téléphonique externalisé. Nos équipes savent à qui il s’adresse, quel ton employer et quelles informations recueillir avant de transmettre la demande.
2. Créer des consignes simples par type de demande
Les appels peuvent concerner une démarche, un événement, une aide, un rendez-vous ou un suivi en cours. Plutôt que de traiter chaque appel comme un cas isolé, ATS 35 vous aide à construire un schéma de consignes faciles à appliquer.
Chaque demande suit ainsi une logique claire : information à noter, service à prévenir, message à envoyer, degré de priorité et suite à donner. Cette méthode optimise chaque conversion et rend les transmissions plus utiles pour vos équipes.
3. Choisir le niveau d’externalisation adapté
Votre structure peut confier à ATS 35 l’ensemble de son standard téléphonique, ou mettre en place un relais sur certaines plages horaires, ou encore déployer un plan B lors des absences et congés. Le service peut aussi intervenir en débordement lorsque le volume d’appels augmente.
Cette souplesse vous permet d’ajuster l’accueil à votre actualité. Vous modulez le dispositif à tout moment selon vos besoins et vos urgences.
4. Organiser la transmission des informations après chaque appel
Chaque appel traité par ATS 35 donne lieu à une transmission claire. Vos équipes reçoivent les éléments nécessaires pour reprendre le dossier : qui a appelé, pour quel motif, à quel sujet rattacher la demande et quelle suite prévoir.
Selon votre organisation, l’information peut être envoyée par email, par SMS ou depuis l’espace dédié de l’application web et mobile. Ce fonctionnement facilite le suivi des demandes, notamment lorsqu’un même dispositif, service ou événement génère plusieurs appels dans la journée.
5. Lancer le service et vérifier le bon déroulement des premiers appels
Une fois le cadre défini, ATS 35 met en place la prise d’appels sur les plages prévues. Les premiers jours permettent de vérifier que le public obtient bien une réponse, que les demandes arrivent au bon service et que les informations transmises à vos équipes sont assez claires.
Cette phase de démarrage sécurise et valide la nouvelle organisation. Votre structure gagne rapidement en continuité d’accueil, avec davantage d’appels traités, des interlocuteurs mieux orientés et des informations transmises aux bonnes personnes dès le premier échange.
Télésecrétariat, accueil téléphonique externalisé : ce sont nos clients qui en parlent le mieux
Sophie A.-J.
“Faire appel à ATS 35 est à mon avis une solution très adaptée aux entreprises qui ne veulent pas recruter une secrétaire à plein temps. Cela permet de garantir un accueil téléphonique permanent sans en avoir les contraintes financières et de management.”
Manuel H.
“Confier ses clients ou futurs clients, externaliser ses appels… n’est pas une décision facile à prendre. L’implication dans la compréhension de nos attentes, la réactivité et le souci de la qualité nous ont convaincus.”
Jean-Baptiste L.
“Quand nous sommes déjà en ligne ou en rendez-vous, impossible de décrocher aux appels entrants ! Grâce à ATS 35, nous poursuivons nos conversations sereinement, car nous savons qu’une hôtesse va répondre.”
Pascal A.
“Il est vraiment très important pour l’image de ma société que mes clients aient un interlocuteur au bout du fil quand ils cherchent à me joindre, plutôt que de tomber sur un répondeur classique et impersonnel. C’est une solution très pratique et surtout très peu onéreuse.”
Jean-Philippe D.
“J’ai parfois des réunions, des rendez-vous commerciaux ou des formations… L’intérêt pour moi de travailler avec ATS 35 est de pouvoir rediriger ma ligne quand je le souhaite, pour la durée que je souhaite.”
Tanguy R.
“Nos consommateurs finaux sont très satisfaits de notre service client et nous devons cela en partie au sérieux et au professionnalisme d’ATS 35.”