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En tant que travailleur indépendant, vous connaissez trop bien les pièges du temps qui s’écoule : les urgences qui s’accumulent, les distractions qui se multiplient, et la procrastination qui rôde.
Mais en tant que maître de votre entreprise, vous êtes aussi celui de votre temps.
Découvrez les cinq conseils qui permettent aux indépendants les plus productifs de mieux gérer l’organisation de leurs tâches. Votre mission : vous les approprier pour, à votre tour, libérer tout le potentiel de votre activité.
#1 Priorisez vos tâches
La première étape vers une gestion du temps efficace consiste à définir vos priorités. La matrice Eisenhower peut vous y aider, en classant vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence dans un tableau de 4 cases. Les tâches importantes et urgentes nécessitent une action immédiate. Celles importantes mais non urgentes sont à planifier pour plus tard. Les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées si vous le pouvez, tandis que celles ni importantes ni urgentes sont simplement à laisser mûrir, voire à éliminer. En utilisant cette matrice, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui font avancer votre entreprise, et éliminer le superflu. Conservez, en guise de soupape, un créneau quotidien pour d’éventuels imprévus : cela vous évitera de trop bousculer votre planning en prenant en charge une tâche inattendue.
#2 Évitez les distractions
La gestion du temps ne serait pas optimale sans la lutte contre les distractions. Désactiver les notifications des médias sociaux et se limiter à deux ou trois créneaux par jour pour traiter les e-mails permet de maintenir la concentration. Cependant, la gestion des appels entrants peut s’avérer plus complexe. Une solution efficace consiste à déléguer cette tâche à un prestataire externe. Ce service, activé selon vos besoins, garantit qu’aucun appel important ne passe à la trappe. Contactez ATS 35, spécialiste de l’accueil téléphonique externalisé, pour un devis personnalisé.
#3 Regroupez les tâches similaires
L’un des secrets des indépendants les plus performants réside dans leur capacité à regrouper des tâches similaires. Cela signifie rassembler des activités de nature comparable pour les exécuter en une seule séance. Par exemple, consacrez une plage horaire spécifique à la gestion des e-mails, une autre à la prospection, et une troisième à la comptabilité. En réduisant les transitions constantes entre différents types de tâches, vous économiserez un temps précieux et optimiserez votre flux de travail. Vous constaterez que cette méthode permet d’accroître la productivité tout en arrêtant de papillonner.
#4 Capitalisez sur vos moments les plus productifs
Chacun d’entre nous possède un rythme physiologique qui lui est propre. Pour une gestion optimale du temps, il est essentiel de capitaliser sur les pics de productivité (souvent en début de matinée et en milieu ou fin d’après-midi).
Évitez de lutter pour rester concentré lorsque vous ressentez de la fatigue ou des baisses d’attention. Utilisez ces périodes pour des tâches plus légères ou
qui nécessitent de vous mettre en mouvement. En revanche, pour les activités qui demandent une concentration profonde, privilégiez les moments où votre corps et votre esprit sont parfaitement en éveil. Pour booster davantage votre productivité, adoptez la technique Pomodoro. Cette méthode consiste à travailler intensément pendant 25 minutes, suivis de 5 minutes de pause. Réalisez ce cycle trois fois, puis accordez-vous une pause plus longue de 15 à 20 minutes. Cette approche favorise la concentration et stimule la production d’idées.
#5 Bannissez la procrastination
La procrastination est le fléau du travailleur indépendant. Pour une gestion du temps efficace, il est essentiel de lutter contre cette tendance à repousser les tâches importantes. N’oubliez pas que demain n’est pas écrit d’avance, et que de nouveaux imprévus peuvent survenir. La clé est de se fixer des échéances strictes mais atteignables et réalistes, et de suivre un plan d’action. Commencez par les tâches que vous redoutez le plus. Si elles vous semblent insurmontables, agissez par étapes successives. Et vous verrez : dès les premières parties terminées, le cercle vertueux de la motivation s’enclenchera.
Sachez aussi que la procrastination perd de son emprise si vous trouvez un moyen de vous motiver : offrez-vous ainsi une récompense en cas de réussite : un petit chocolat, une pause un peu plus longue, un moment de loisir…