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Que vous soyez avocat, notaire, ou huissier de justice, vous le savez, vos journées sont régulièrement émaillées de sollicitations téléphoniques. “J’en ai pour une minute”, “Ça sera rapide”, entendez-vous souvent… Effectivement, la communication ne dure pas toujours longtemps, mais suffisamment pour vous faire perdre le fil… et votre concentration.

En parallèle, vous savez aussi à quel point il est important de faire bonne impression lorsque vous recevez un appel téléphonique, surtout s’il s’agit d’u nouveau client. Il faut à la fois se montrer disponible, rassurant, à l’écoute. Mais ce n’est pas toujours simple !

Sachez qu’il existe pourtant une solution pour vous permettre de gagner en productivité sans sacrifier la qualité de votre accueil téléphonique : l’externalisation. En confiant votre standard téléphonique à ATS 35, vous vous assurez que tous vos appels entrants sont décrochés rapidement, efficacement et avec le sourire. Explications.

L’impact négatif des sollicitations téléphoniques chez les professions libérales juridiques

Fin 2022, une étude sur l’impact des interruptions au travail nous apprenait qu’en moyenne, un travailleur intellectuel était interrompu toutes les 4 minutes. Sur un mois, cela ne représente pas moins de 3 jours de travail perdus. Car on sait aussi qu’après chaque sollicitation, il y a un laps de temps incompressible avant de se replonger à 100% dans sa tâche.

Les interruptions constantes : un obstacle majeur à la concentration

Au quotidien, les libéraux juridiques sont confrontés à des tâches qui nécessitent une concentration intense. Mais il y a les rendez-vous, les notifications d’emails… et le flot continu d’appels téléphoniques à gérer. Tout ceci crée des interruptions constantes, perturbant ainsi le processus de réflexion nécessaire à la résolution de problématiques souvent complexes. Le fait de devoir répondre à chaque sonnerie affecte alors fatalement la qualité du travail fourni.

La perte de temps et d’énergie : conséquence directe des dérangements téléphoniques

Les communications téléphoniques entrantes, lorsqu’elles ne sont pas attendues, peuvent également devenir une source de perte de temps considérable. La nécessité de jongler entre les appels, en plus des rendez-vous, des audiences, des dossiers à gérer et des urgences de l’étude ou du cabinet peut entraîner une dispersion des efforts et une dilution de l’énergie. Cela se traduit par une diminution de la productivité, car vous êtes constamment interrompus dans vos tâches prioritaires.

Le stress généré par les appels : un facteur nuisible à la qualité du travail

Le stress lié aux appels téléphoniques incessants peut aussi avoir des répercussions significatives sur la qualité du travail fourni par les professions libérales juridiques. La sensation de devoir répondre rapidement aux demandes des clients et aux sollicitations diverses peut engendrer une pression difficile à supporter à la longue. Ce stress peut non seulement entraîner des erreurs dans le traitement des dossiers, mais aussi nuire au bien-être des professionnels du droit. Ainsi, une gestion inadéquate des communications téléphoniques peut compromettre la qualité du service rendu autant que la satisfaction générale de la clientèle.

Pourquoi opter pour le télésecrétariat juridique ?

Bien sûr, une étude ou un cabinet est très fréquemment doté d’un secrétariat dédié à la réception des appels et à la gestion de vos agendas. Mais cela à un coût non négligeable, et que faire en cas d’absence ou de congés de votre secrétaire ? Qui prend le relais en cas de pics d’appels pour éviter que vos interlocuteurs ne tombent sur le répondeur ?

Une gestion professionnelle et personnalisée des appels

Externaliser l’accueil téléphonique juridique offre aux professions libérales du droit une gestion professionnelle et personnalisée de leurs appels. Chez ATS 35, nous possédons l’expertise nécessaire pour fournir à vos interlocuteurs les réponses les plus adaptées possibles en attendant que vous les rappeliez. Nos télésecrétaires sont formées pour se conformer aux spécificités de votre organisation. Au-delà de décrocher le téléphone rapidement et avec le sourire, elles maîtrisent les enjeux de votre domaine d’activité. Cette personnalisation contribue à renforcer votre image de marque et offre à vos clients comme à vos partenaires une première impression positive et rassurante.

Une optimisation de votre disponibilité et de votre agenda

L’externalisation de l’accueil téléphonique permet aussi aux professions libérales juridiques d’optimiser leur disponibilité et de concentrer leurs efforts sur les tâches les plus essentielles. En nous confiant la gestion de vos appels de manière continue ou ponctuelle, en fonction de vos besoins et impératifs, vous vous épargnez les interruptions régulières qui perturbent votre concentration. Par ailleurs, selon le partenariat établi, nos opératrices peuvent prendre en main la gestion de votre planning et l’organisation de vos rendez-vous comme une secrétaire habituelle, de manière fluide et naturelle.

Une flexibilité et une maîtrise des coûts

Externaliser l’accueil téléphonique vous offre enfin une flexibilité précieuse en termes de coûts et de trésorerie. En optant pour la
solution ATS 35, vous pouvez facilement activer / désactiver le service en fonction de votre charge de travail, de vos disponibilités et des imprévus. Cette flexibilité permet une gestion au plus juste des dépenses, tout en garantissant un service continu à votre clientèle. En outre, vous ne payez que pour les services consommés : pas d’engagement contraignant ou de processus complexes de mise en place. Simplicité, rapidité, efficacité !

Comment mettre en place votre télésecrétariat juridique avec ATS 35 ?

Si vous êtes convaincu que l’externalisation de votre accueil téléphonique peut être bénéfique à votre organisation, voyons concrètement comment mettre en place votre propre télésecrétariat juridique, en 5 étapes :

  1. Nous échangeons par téléphone ou autour d’un café dans nos locaux à Saint-Grégoire, près de Rennes, sur vos besoins, vos spécificités et sur les solutions que nous sommes en mesure de vous apporter ;
  2. Une fois le contrat signé, incluant bien évidemment le respect total de la confidentialité des informations échangées, vous nous fournissez les éléments pratiques : les contacts email et téléphone, votre organigramme, et tout ce que nous devons savoir sur vos particularités, vos préférences, votre manière de fonctionner afin que nous adaptions notre discours auprès de vos interlocuteurs ;
  3. Nous briefons notre équipe de télésecrétaires afin qu’elles soient opérationnelles et efficaces dès le premier appel décroché ;
  4. Vous activez le service à la demande (débordement d’appels, absence de votre secrétaire, congés, soir et week-end si besoin, etc.) et nous prenons immédiatement le relais ;
  5. Nous vous prévenons des appels reçus et de la nature des conversations selon le mode et le moment convenus (par SMS, par email, via l’application bureau ou mobile).

Véritable extension naturelle de votre secrétariat, ATS 35 se positionne comme votre partenaire de confiance dans la réussite de votre activité. Libérez-vous des contraintes et concentrez-vous sur l’essentiel : nous nous occupons du reste !

Contactez-nous dès maintenant pour toute demande d’information ou de devis personnalisé.

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