.

Pendant l’attente, vos clients sont littéralement suspendus à vos lèvres… ou à votre musique. Ce temps d’attente peut être utilisé pour faire passer des messages clés. Des promotions, des actualités ou simplement un peu d’humour, tout est possible. Mais attention à rester fidèle à votre image. Une startup dynamique n’aura pas la même attente téléphonique qu’une institution financière ou un cabinet juridique. Utilisez ce moment pour faire résonner l’image de votre marque dans les oreilles de vos clients.

L’importance du répondeur dans l’image de marque

Le répondeur, c’est parfois la seule impression que vous laissez lorsque personne ne peut répondre au téléphone. Que ce soit en dehors des heures d’ouverture, durant les périodes de fermeture, ou en cas d’absence de votre standardiste, il devient le seul contact direct avec vos clients. Un répondeur impersonnel et froid peut faire fuir votre interlocuteur. À l’inverse, un message chaleureux, clair et aligné sur votre identité de marque peut encourager le client à laisser un message, ou mieux encore, à rappeler un peu plus tard. Votre répondeur doit être aussi soigné que votre accueil en face-à-face.

 

Les éléments-clés pour une attente téléphonique alignée avec votre identité de marque

Choisir la musique adaptée à chaque type de message

La musique d’attente n’est pas un simple fond sonore. C’est un reflet de votre marque. Pour une entreprise créative, optez pour une musique entraînante, peut-être même originale. Si vous êtes dans le secteur du luxe, une musique classique ou jazz pourrait mieux convenir. La musique doit correspondre à l’univers de votre marque et aux attentes de vos clients. Elle doit les mettre
dans un état d’esprit positif, tout en les maintenant dans l’univers que vous avez créé pour eux. Mettez-vous tout simplement à la place de votre client-type et imaginez le style de musique qu’il aimerait entendre. La musique choisie ne doit pas être celle que vous aimez, mais celle que vos clients aiment.

 

Adapter le ton de la voix pour refléter la personnalité de votre marque

La voix qui parle à vos clients, c’est la voix de votre marque. Voici quelques exemples :

  • Une voix douce et chaleureuse pour une marque de bien-être,
  • Une voix dynamique et amicale pour un restaurant;
  • Une voix claire, calme et sérieuse pour un cabinet comptable,
  • Une voix naturelle, confiante et proche pour un artisan.

Le ton doit être en phase avec la personnalité de votre entreprise. Le message est important, mais la manière dont il est dit l’est encore plus. Pensez à la tonalité, à la vitesse du débit, à la tessiture… pour que chaque message soit parfaitement en phase avec l’image que vous souhaitez véhiculer.

 

Rédiger des messages téléphoniques qui renforcent votre identité de marque

Chaque mot compte. Le contenu de vos messages téléphoniques doit être soigneusement réfléchi. Utilisez un langage qui parle à votre audience et qui correspond à votre identité. Un ton décontracté pour une marque jeune et dynamique, ou un langage plus formel pour une entreprise institutionnelle, administrative ou juridique. Les messages doivent être concis, pertinents et, surtout, en phase avec la mission et les valeurs de votre entreprise. Évitez le jargon et privilégiez la clarté et l’efficacité.

 

Adapter les différents types de messages téléphoniques

 

Le message de prédécroché : premier contact avec le client

Le prédécroché doit être court et percutant. Il doit immédiatement capter l’attention et rassurer le client sur la suite de son expérience avec vous. Par exemple, un simple « Bienvenue chez [Nom de l’entreprise], nous vous connectons à l’un de nos experts. » Ce message doit refléter l’identité de votre marque et mettre en valeur ce que vous offrez de mieux. C’est l’occasion de rappeler votre mission, de souligner votre engagement envers vos clients.

 

Le message d’attente lors du transfert d’appel : maintenir l’intérêt et refléter votre marque

Pendant le transfert d’appel, le client est en attente. Ce moment peut être stressant ou frustrant pour les personnes les plus impatientes. C’est donc le moment idéal pour les rassurer et maintenir leur intérêt. Vous pouvez utiliser ce temps pour partager des informations utiles, des éléments importants sur vos produits ou services, comme des offres spéciales ou des promotions. Mais surtout, restez fidèle à votre image de marque. Si votre marque est axée sur l’innovation, parlez de vos dernières nouveautés. Si vous êtes une entreprise familiale, mettez en avant votre histoire. Ainsi, après le traditionnel “Ne quittez pas, nous vous mettons en relation avec votre interlocuteur”, profitez-en ainsi pour faire passer des messages (“Saviez-vous que … ?”, “Découvrez nos dernières nouveautés en magasin et sur notre site Internet…”).

 

Le message de répondeur : transformer chaque appel manqué en opportunité de fidélisation

Le répondeur ne doit pas être une simple formalité. C’est une opportunité pour montrer que vous êtes attentif, même lorsque vous n’êtes pas disponible. Un bon message de répondeur est chaleureux et engageant. Si vous le pouvez, il peut aussi être judicieux d’indiquer un moyen alternatif pour vous joindre. Par exemple : « Merci d’avoir appelé [Nom de l’entreprise]. Nous sommes actuellement indisponibles, mais laissez-nous un message et nous vous rappellerons dès que possible. Pour obtenir une réponse rapide à votre demande, n’hésitez pas à nous envoyer un email à l’adresse xxx, ou à joindre notre service d’astreinte au 06. etc. » Cela montre que vous êtes réactif et que vous faites le maximum pour satisfaire tous vos clients.

Avec ces éléments, votre attente téléphonique ne sera plus la même. Elle deviendra un véritable outil de communication, parfaitement aligné avec votre image de marque, qui transformera chaque appel en une expérience positive pour vos clients. Parce qu’après tout, même une attente peut devenir un moment agréable lorsqu’elle est bien conçue.

Concevez en quelques clics vos messages personnalisés avec ATS 35 sur https://www.studio-phone.com/ats35/index.php : nous mettons à votre disposition un large choix de voix masculines et féminines, un catalogue musical complet et des messages standards à personnaliser.

Retour aux actualités