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Vous avez déjà sûrement ressenti ce sentiment frustrant de devoir être partout à la fois. Checker ses emails, préparer une réunion, accueillir un fournisseur, rédiger un rapport… et répondre au téléphone. Frustrant parce que vous n’êtes jamais impliqué à 100% dans une tâche. Frustrant aussi car vous n’êtes pas totalement efficace. Frustrant enfin car ce sentiment d’éparpillement conduit à une surcharge mentale qu’il est difficile d’évacuer.

Mais saviez-vous qu’au-delà du stress et de la fatigue qui s’accumulent, c’est une partie de votre chiffre d’affaires qui s’envole ? C’est notamment le cas lorsque vous ne décrochez pas le téléphone alors qu’il sonne dans le vide depuis 30 secondes. Mais également quand vous ne faites pas bonne impression au bout du fil, faute d’attention ou de patience. La probabilité que cet appel provienne d’un prospect intéressé par vos services ou vos produits existe. C’est donc une opportunité de business qui s’envole. Pour cette raison et beaucoup d’autres, opter pour un standard téléphonique externalisé devient nécessaire. Voici 7 arguments en faveur d’une telle mise en place.

1) Le standard téléphonique externalisé fait passer votre petite entreprise dans une autre dimension

Un standard téléphonique externalisé offre, même aux toutes petites entreprises, l’opportunité de projeter une image sérieuse, professionnelle et d’envergure. En confiant la gestion de leurs appels à des professionnels de l’accueil téléphonique, même les plus petites structures peuvent offrir à leurs clients une expérience téléphonique de qualité. Chaque appel est pris en charge rapidement par une opératrice dont c’est le métier, à distance, mais comme si elle était dans vos locaux. Avec professionnalisme, proximité et sourire, elle réserve un accueil chaleureux ainsi qu’une assistance attentive à chacun de vos interlocuteurs. Cette solution renforce la confiance des clients et véhicule une impression de solidité et de fiabilité.

2) L’externalisation de l’accueil téléphonique comme appui pour les entreprises en croissance rapide

Les organisations qui connaissent un développement rapide sont souvent confrontées à des défis de taille en matière de communication téléphonique. Comment concilier augmentation constante de l’activité, gestion efficace des appels entrants et maintien d’un niveau élevé de service client ? L’externalisation du standard téléphonique offre alors une solution flexible et adaptable à cette croissance exponentielle. En confiant cette tâche à un prestataire externe, ces entreprises bénéficient d’une capacité à prendre en charge un volume important d’appels, tout en assurant une communication fluide et efficace en toutes circonstances.

3) Le besoin de réduire les coûts de fonctionnement passe aussi par l’outsourcing des appels téléphoniques

La nécessité de réduire les coûts fixes est un impératif pour de nombreuses entreprises. Mais la gestion en interne d’un standard téléphonique peut entraîner des frais significatifs, entre l’achat de matériel, les abonnements aux opérateurs, la maintenance des équipements et bien sûr l’embauche et la formation du personnel dédié. L’externalisation offre une alternative économique en supprimant, ou minimisant ces postes de dépenses. En confiant la gestion du standard téléphonique à des professionnels externes, votre entreprise bénéficie de services de qualité sans les coûts fixes associés à une infrastructure interne. Cette solution permet alors de réaliser des économies non négligeables sans compromettre la qualité de votre accueil téléphonique.

4) Externaliser ses appels téléphoniques pour mettre en place de nouveaux services

Externaliser la gestion des appels téléphoniques offre à une entreprise la possibilité d’explorer de nouveaux horizons en termes de services offerts à sa clientèle. Voici trois exemples concrets de services supplémentaires que l’entreprise peut mettre en place en s’appuyant sur un prestataire externe :

  • Prise de commandes par téléphone : par exemple, pour un restaurant acceptant les commandes par téléphone pour la livraison à domicile ;
  • Réalisation de sondages et enquêtes de satisfaction : comme cela peut être le cas pour une banque, qui souhaite mesurer sa popularité auprès de ses clients ;
  • Mise en place d’une assistance technique ou d’une hotline : par exemple, un vendeur de matériel informatique ou électronique, qui envisage de proposer un support technique par téléphone pour fluidifier son SAV.

Cette diversification des services permet à l’entreprise de répondre de manière proactive aux besoins de sa clientèle et d’améliorer son expérience globale.

5) Gérer les débordements d’appels grâce à un service externe à activer en cas de besoin

Les pics d’appels sont un peu la hantise de tout standard téléphonique. Ces périodes pendant lesquelles la sonnerie retentit en continu peuvent rapidement submerger les ressources internes, entraînant par la même occasion des temps d’attente prolongés et une baisse de la satisfaction client. Les services d’externalisation du standard téléphonique offrent une solution flexible et réactive pour faire face à ces situations critiques. En disposant de capacités supplémentaires, l’entreprise peut rapidement compter sur l’appui d’opératrices qualifiées pour répondre à l’augmentation soudaine des appels.

6) Externaliser son accueil téléphonique pour assurer une continuité de services même quand l’entreprise est fermée

Offrir une disponibilité constante, même en dehors des heures de travail traditionnelles ou pendant les congés, est une solution pour répondre aux besoins d’immédiateté des clients d’aujourd’hui. Les services d’externalisation du standard téléphonique permettent alors à votre entreprise d’être accessible à tout moment, et garantit ainsi une assistance sans délai et efficace. Et ce même le soir, le week-end ou pendant les congés. Un investissement maîtrisé dont les bénéfices sur les commandes ou réservations peuvent rapidement se faire sentir. Tout le monde y gagne : un vrai plus pour votre chiffre d’affaires et un coup de boost à votre relation clients !

7) Faire confiance à un prestataire externe pour étendre son activité à l’international

L’expansion vers de nouveaux marchés et de nouvelles régions du globe nécessite une adaptation à la diversité linguistique de la clientèle. Pour répondre à ce besoin, votre entreprise doit pouvoir offrir un accueil multilingue à ses clients. Les services d’externalisation du standard téléphonique sont en mesure de décrocher les appels provenant d’autres pays, et dans d’autres langues. Grâce à la mise en place de lignes de téléphone spécifiques, et la mobilisation d’opératrices maîtrisant d’autres idiomes, votre entreprise se dote d’une capacité à communiquer avec des clients du monde entier. Une voie ouverte à de nouvelles opportunités de croissance.

Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ? C’est alors le moment de passer à l’action. Contactez-nous et discutons de l’externalisation de votre standard téléphonique dès à présent !

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